Poučení o ochraně osobních údajů uživatelů v Městské knihovně Otrokovice

I. Zpracovávané osobní údaje

Městská knihovna Otrokovice, odd. odboru školství a kultury městského úřadu Otrokovice (dále jen MěK Otrokovice), je správcem osobních údajů svých registrovaných uživatelů, zákonných zástupců registrovaných uživatelů do 15 let, jednorázových uživatelů internetu. MěK Otrokovice zpracovává osobní údaje v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).

MěK Otrokovice zpracovává základní a další osobní údaje výše uvedených subjektů údajů, statistické údaje, údaje služební a údaje účetní. Údaje jsou zpracovávány z důvodu:

  • poskytování knihovnických a informačních služeb uživatelům,
  • ochrany knihovního fondu,
  • zneužití přístupu na internet k trestné činnosti,
  • statistického hodnocení činnosti MěK Otrokovice,
  • evidence příjmů a vymáhání pohledávek,
  • postupu při vyřizování žádostí uživatelů,
  • informování o službách poskytovaných MěK Otrokovice.

Osobní údaje jsou zpracovávány pracovníky MěK Otrokovice manuálním a automatizovaným způsobem. MěK Otrokovice zpracovává pouze pravdivé osobní údaje, které za tímto účelem ověřuje.

MěK Otrokovice zpracovává osobní údaje registrovaných uživatelů v tomto rozsahu:

1. Základní údaje registrovaného uživatele jsou jeho:

  • jméno a příjmení,
  • adresa trvalého pobytu, adresa pobytu cizince na území ČR,
  • datum narození.

2. Další údaje uživatele, které žadatel o registraci není povinen uvést (nepovinné údaje), jsou:

  • kontaktní adresa uživatele pro posílání zpráv, je-li odlišná od adresy trvalého pobytu,
  • telefonní číslo,
  • e-mailová adresa,
  • akademické tituly.

Základní údaje je povinen žadatel o registraci uvést a strpět jejich zpracování. Další údaje není povinen uvést. Poskytnutí základních údajů uživatelem a jejich zpracovávání MěK Otrokovice je podmínkou pro poskytování adresných služeb MěK Otrokovice, což jsou absenční výpůjčky dokumentů, rezervace dokumentů, výpůjčky prostřednictvím meziknihovní výpůjční služby (dále jen MVS) a další služby blíže určené v platném Knihovním řádu MěK Otrokovice. Uživatel, který neposkytne MěK Otrokovice základní údaje, může užívat pouze těch služeb knihovny, které jsou poskytovány bez registrace, především prezenční výpůjčky dokumentů ve volných výběrech.

Základní údaje zákonného zástupce registrovaného uživatele do 15 let se zpracovávají v obdobném rozsahu a struktuře jako základní údaje dospělého uživatele. Základní údaje jsou tyto osoby povinny uvést a strpět jejich zpracování. Další údaje nejsou povinny uvést.

Registrovaný uživatel nebo jeho zákonný zástupce jsou povinni změny jména, příjmení a adresy osobně oznámit bez zbytečného odkladu.

3. Údaje služební jsou údaje o provedených transakcích ve čtenářském kontě včetně místa a času transakce. Údaje služební jsou zejména údaje o:

  • registraci a knihovním průkazu,
  • přehledu výpůjček včetně historie,
  • rezervaci knihovní jednotky,
  • výpůjčce prostřednictvím MVS,
  • náhradě škody na vypůjčené knihovní jednotce,
  • odeslaných upomínkách.

4. Údaje účetní jsou údaje o pohledávkách a provedených finančních transakcích mezi uživatelem a MěK Otrokovice, zejména o jejich účelu, místě, čase a dalších náležitostech.

MěK Otrokovice zpracovává osobní údaje jednorázových uživatelů internetu v rozsahu:

  • jméno a příjmení,
  • druh a číslo osobního dokladu.

Poskytnutí těchto údajů uživatelem a jejich zpracovávání MěK Otrokovice je podmínkou pro umožnění přístupu na internet na uživatelských počítačích knihovny. Zpracováním se rozumí zapsání osobních údajů pracovníkem knihovny do papírového formuláře.

II. Zabezpečení osobních údajů
Písemnosti jsou uchovávány tak, aby byl zamezen přístup nepovolaných osob obvyklými prostředky. Přístup k těmto písemnostem je omezen pouze na zaměstnance, kteří s nimi pracují v rámci svých pracovních úkolů.
Osobní údaje knihovna uchovává v počítačové databázi. Přístup k těmto datům je chráněn systémem přístupových účtů, hesel a práv stanovených v rozsahu potřebném pro plnění úkolů jednotlivých zaměstnanců.

III. Doba zpracování a uchování osobních údajů
Knihovna zpracovává osobní údaje uživatelů ve výše uvedeném rozsahu od okamžiku, kdy uživatel předá knihovně vyplněnou přihlášku po dobu trvání uživatelského vztahu.
Osobní údaje registrovaných uživatelů jsou anonymizovány a likvidovány v knihovním systému a písemná přihláška je skartována v případě, že uživatel v posledních třech letech nebyl v MěK Otrokovice registrován a zároveň nemá vůči knihovně žádné závazky. Pro skartaci se uplatní zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění, Spisový a skartační řád města Otrokovice a další právní předpisy. Pokud uživateli zůstávají závazky vůči MěK Otrokovice (nevrácené dokumenty, nezaplacené poplatky), uživatelský vztah nekončí a osobní údaje takového uživatele zůstávají evidovány v knihovním systému. Osobní údaje registrovaného uživatele zaznamenané v listinné podobě likviduje MěK Otrokovice skartací těchto listin.
Základní identifikační údaje zákonného zástupce uživatele do 15 let se likvidují společně s likvidací osobních údajů tohoto uživatele.
Registrovaný uživatel může také požádat o vymazání historie výpůjček starších 3 měsíce., aniž by byla ukončena jeho registrace.
MěK Otrokovice nepředává osobní údaje třetím osobám s výjimkou případů, které jsou stanoveny zákonem.

Právo uživatele na přístup k osobním údajům
Požádá-li uživatel jako subjekt osobních údajů o informaci o zpracování svých osobních údajů, je MěK Otrokovice povinna tuto informaci bez zbytečného odkladu předat. Žádost je nutné podat písemně.

Právo uživatele na opravu osobních údajů
Pokud uživatel jako subjekt údajů zjistí nebo se domnívá, že MěK Otrokovice provádí zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou soukromého a osobního života uživatele nebo v rozporu se zákonem o ochraně osobních údajů, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může písemně požádat MěK Otrokovice o vysvětlení a o odstranění takto vzniklého stavu (např. o provedení opravy, doplnění, blokování nebo likvidaci osobních údajů). Bude-li žádost uživatele shledána oprávněnou, MěK Otrokovice odstraní neprodleně závadný stav.
Nebude-li žádosti vyhověno, má uživatel právo obrátit se přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů.

Podrobné informace o ochraně osobních údajů najdete na webových stránkách města Otrokovice: http://www.otrokovice.cz/dp/id_ktg=1314

Odbor školství a kultury MěÚ Otrokovice, odd. městské knihovny